FunTESTic's FLY-site

Lijstjes

door FunTESTic

Ochtend- en avondroutines, wekelijks huiszegeningsuurtjes, zone-schoonmaak... ik heb overal lijstjes van gemaakt. Die lijstjes kun je printen en afvinken (gevoel dat je dingen presteert!), maar je kunt ook ieder item op een post-it zetten en opplakken zolang je met de klus bezig bent. Het houdt je op die manier gericht op de taak en helpt je er ook aan herinneren. Ook voor de onderdelen van het organiseren van je werkplek zijn er lijstjes. Op deze pagina kun je die verschillende afvink- en waar je aan moet denken-lijstjes terugvinden.

Beginnen met organiseren

☐    Bepaal je doelen
☐    Doe één lade of plank per keer
☐    Zet je timer!
☐    Start met de plekken die het verst van je werkplek zelf af liggen

Waar moet je aan denken

Je kunt niet alles tegelijk
Het werd niet rommelig van de ene op de andere dag, dus het wordt ook niet netjes van de ene op de andere dag
Zet je timer op 15 minuten en neem na maximaal 3 keer een kwartier een kwartier pauze
Vier je vorderingen, geniet van de ruimte die je maakt!
Wees trots op die zak/doos met rommel die je de deur uit doet

Boekenkasten

☐    Gooi weg: probeer de hoeveelheid zo klein mogelijk te maken door weg te gooien wat (te) oud is, niet meer relevant etc.
☐    Geef weg: probeer de hoeveelheid zo klein mogelijk te maken door weg te geven wat nog wel goed is, maar niet meer relevant voor JOU
☐    Breng weg: stuur waar van toepassing stukken door naar andere mensen of het archief
☐    Sorteer/ rangschik wat je nog hebt opnieuw

Waar moet je aan denken

Zet je timer op 15 minuten, doe max 2 keer een ruimen kwartier, dan een kwartier 'dozen verwerken' en 'wegsturen' en dan een kwartier pauze. Je bent dan een uur verder en je zult verstelt staan van de voortgang!
Zet drie dozen klaar. 1 doos is 'gooi weg', 1 doos is 'geef weg' en 1 doos is 'opbergen'. De 'breng' weg leg je apart op een stapeltje.
Tip: verscheur papier waar adressen of andere informatie op staat die je niet wilt dat 'zo op straat komt' heel klein of gebruik een versnipperaar (de 'grote Duitse discount super' heeft regelmatig versnipperaars 'in de aanbieding'), voordat ik mijn versnipperaar had, verbrandde ik deze snippers op de barbeque.
Tip: als je een tijdschrift hebt bewaard voor maar 1 artikel, kun je ook dat artikel direct uitknippen en sorteren/archiveren, gooi het tijdschrift gelijk in de papierbak. ALs dit je teveel afleid van de hoofdtaak, maak dan een aparte doos met 'uitknippen' en bewaar dat voor een latere aparte hoofdtaak
Berg dingen die bij elkaar horen bij elkaar op
Stop dikke stukken in ordners
Maak voor iedere ordner een etiket met een duidelijke (eenduidige!) titel

Opbergkasten

☐    Doe één lade of plank per keer
☐    Gooi overbodige, onnodige, oude, lege etc. zaken weg
☐    Breng dubbele, overbodige zaken naar het magazijn
☐    Kantoorartikelen die je niet vaak gebruikt berg je in de kast op
☐    Oude handleidingen van apparaten die reeds lang het huis/pand verlaten hebben: weg er mee.
☐    Handleidingen van apparaten die er nog zijn: berg ze op één plank op.

Waar moet je aan denken

Zet je timer op 15 minuten, doe max 2 keer een ruimen kwartier, dan een kwartier 'dozen verwerken' en 'wegbrengen' en dan een kwartier pauze. Je bent dan een uur verder en je zult verstelt staan van de voortgang!
Zet drie dozen klaar. 1 doos is 'gooi weg', 1 doos is 'geef weg' en 1 doos is 'opbergen'.
Een plank met mappen doe je pas nadat je planken met kantoorartikelen en boeken hebt verwerkt; bewaar deze mappen voor het laatst.
Maak geen 'stauw- en wegwezen' plek in de kast (stash-'n-dash), ook wel 'ik moet het even ergens kwijt- plek' genaamd... zorg er voor dat alles netjes opgeruimd is in de kast en dat je geen verstopplekjes van rommel creëert.

Bureauladen

☐    Sorteer dingen bij elkaar
☐    Sorteer op basis van 'werkfrequentie'; hoe vaker je ze gebruikt, hoe dichter bij waar je zit
☐    Maak etiketten met duidelijke, eenduidige titels voor de mappen
☐    Mest alle mappen uit. Houdt alleen relevante, belangrijke en actuele informatie.
☐    Doe één lade en/of map per keer

Waar moet je aan denken

Zet je timer op 15 minuten, na maximaal 3 'doe-kwartiertjes', neem je een 'pauze-kwartiertje'
Laat je niet afleiden door de inhoud van de mappen
Mappen die er al stonden van voorgaande collegae, hoeven écht niet door jou bewaard te worden; je hebt geen verzorgingsplicht ofzo
Doe zoveel mogelijk bij elkaar wat bij elkaar hoort. Een dikke map is beter dan tien dunne mappen.
Nee, een bureaulade is geen supermarkt of voorraadkast.
Nee, een bureaulade is OOK geen verlengt depot voor rommeltjes van thuis.
Kantoorartikelen-voorraden horen niet in je bureaulade, maar in je opbergkast of zelfs het magazijn; je hebt echt geen 5 prittstiften en 8 rollen plakband nodig om je werk te kunnen doen.

Werkblad van je werktafel(s) opruimen

☐    één stapel per keer. Pak die ene stapel en werk van bovenaf
☐    berg dingen die bij elkaar horen, met elkaar op
☐    berg voltooid werk op en/of archiveer.
☐    dingen die actueel zijn en/of haast hebben moeten op je werkblad van je bureau of werkplek.

Waar moet je aan denken

Zet je timer op 15 minuten, na maximaal 3 'doe-kwartiertjes', neem je een 'pauze-kwartiertje'
Sorteer en verdeel stukken die 'te lezen' zijn
Stel beslissingen niet uit; doe dat NU en schuif die papieren niet opzij. Je kunt het maar beter gedaan hebben en 'uit je gedachten hebben geschrapt', het komt uiteindelijk zowieso bij je terug.
Om te overwegen: heb je dat tafeltje nu echt alleen om folders / mappen op te bewaren? kan dat niet weg?
Kom je met pasen nog een minikerstboom tegen? WEG-ERMEE....
Is die vensterbank verworden tot een verzamelplek van papieren stapels... behandel die dan als werkblad van een werktafel

Archiveren

☐    Bekijk de mappen in je bureauladeblok, op je bureaublad en je archiefkast
☐    Welke mappen moeten dichtbij? (actueel/ werk je nu veel aan) en welke kunnen wat verder weg (werk je niet zo vaak aan)
☐    Maak werkmappen voor lopende projecten en administratieve zaken
☐    Maak etiketten met duidelijke, eenduidige titels; liefst zo algemeen mogelijk.
☐    Ruim achter je kont op... : als je een map hebt gebruikt, zet hem weer terug op zijn plek.
☐    Bedenk welke verdeling je maakt voor je etikettering en welke sub-categorieën je gebruikt. Onthoud wel dat logica die alleen voor jou logisch is, op een kantoor onhandig kan zijn
☐    Alfabetiseer en/of gebruik chronologie
☐    Doe regelmatig een schoningsrondje (agendeer dit in je agenda!)

Waar moet je aan denken

Kijk een kritisch naar wat je dichtbij wilt hebben omdat je het veel gebruikt, wat verder weg kan en wat misschien zelf naar het centrale archief moet
Moet je 'overstrekken' om iets vaak te pakken en pak je iets dat je niet veel gebruikt zonder al te veel problemen, dan moet het misschien omgedraaid...
Als je van iets, iets 5 jaar moet bewaren en je krijgt een nieuw jaar binnen (zoals je belastingaangifte), dan kan de oudste er gelijk uit.
Je archief moet dusdanig zijn ingedeeld dat als je een stuk moet zoeken, dat de plekken waar je dat kunt vinden tot een minimum beperkt zijn
Gebruik een map voor jouw persoonlijke dingen (beoordelingen, certificaten, kaartjes etc.)
Als je informatie toevoegt, doe je de meest recente informatie vooraan in de map.

Werblad van je bureau

☐    Deel je bureau zo in dat je overal makkelijk bij kunt op een logische manier.
☐    Leg alle papieren op hun juiste plekje.
☐    Breng dingen naar het archief en/of stuur stukken voor collega's weg.
☐    Wees selectief in wat je wilt lezen.
☐    Gooi direct weg wat weg moet
☐    Archiveer dingen direct als ze gearchiveerd moeten worden
☐    Is er nog een actie nodig voor een stuk dat je archiveert of opbergt? Maak een taak aan op je takenlijst of ze het in je agenda

Waar moet je aan denken

Je hoeft niet een heel tijdschrift te bewaren als je er maar één artikel uit wilt hebben. Knip het gelijk uit en gooi het tijdschrift gelijk weg.
Neem beslissingen over documenten gelijk, stel niet uit, schuif die papieren niet 'even opzij' omdat het moeilijk is. Het wordt echt niet makkelijker als je het opzij schuift.
Maak een 'uitbakje' en zorg er voor dat die aan het einde van de (werk)dag leeg is of ten minste één keer per dag leeg is.
Plaats dingen op je bureau zodat ze zo efficiënt mogelijk werken mogelijk maken. Zet je telefoon links als je met links de hoorn pakt bijvoorbeeld (zeker als die hoorn nog aan een draad zit).
Haal regelmatig een doekje over je werkblad heen
Om te overwegen: is jouw werkblad wel 'ergonomisch', oftewel. Heeft het de goede werkhoogte? Snijdt de rand van je blad niet in je handen als je vingers op het toetsenbord rusten en/of heb je jouw schouders in een goede positie?

Bijhouden/ onderhouden

☐    Ruim achter je kont op: alles dat je pakt, ruim je ook weer op.
☐    Leer jezelf een begin-de-werkdag-routine aan.
☐    Leer jezelf een einde-van-de-werkdag routine aan.
☐    Vraag jezelf bij ieder stuk af: weggooien, wegbrengen, weggeven of opbergen: handel overeenkomstig het antwoord
☐    Wees kritisch bij wat je bewaart
☐    Ruim achter je kont op (jawel: een tweede keer!): archiveer snel dingen weer opnieuw.

Waar moet je aan denken

Verwerk post/ stukken e.d. zodra ze binnen komen
Bij dingen die je bewaart: hou je er van? maken ze je blij? heb je het echt nodig? wat gaat er mis/ mis jij als je het wegdoet?
Stel bij binnekomende stukken, de vragen: waar heeft dit mee te maken?, wat is mijn volgende stap? en wat zou ik besluiten als ik volgende week met vakantie ging?
Gebruik geen kleine snippers papier of stukje afgescheurde papiertjes etc. om notities op te maken, gebruik een notitieblok en/of maak de aantekeningen daar waar ze horen.

Nogmaals: houd het netjes

Maak er een gewoonte van om bij ieder binnekomend stuk direct te beslissen wat je er mee gaat doen.
Maak er een gewoonte van om bij iedere stuk te vragen: Heb ik het écht nodig? Zoja; archiveer direct, zonee; weg ermee.
Verwerk dingen in één keer, als dat niet kan, verwerk het dan iedere keer dat je het oppakt een stap verder.
Nogmaals: besluit direct en stel niet uit. Als een besluit pas later genomen MOET worden, dan is daar je vervalmap voor. Zet ook een signalering in je agenda.
Besteed minimaal twee keer per dag een kwartier (timer!) om je binnengekomen stukken (of het nu papier of electronisch is) te verwerken. EEn fysiek bakje mag geen vergaarbak worden van verouderde of uitgestelde stukken worden.
Leer jezelf een 'eind-van-de-werkdag-routine' aan, waar je je bureau opruimt (werkblad leeg).
Wees realitisch over hoeveel je kunt lezen en opnemen aan informatie. Wees selectief met abbonnementen. Knip artikelen uit en gooi het 'verminkte' tijdschrift direct bij het oud papier.
Nee... dat parfummonstertje of proefmonstertje uit dat magazine hoef je écht niet te bewaren. Je gaat het echt niet gebruiken en nee, je hoeft het echt niet te bewaren voor die keer dat je een keer je deo vergeet...
Houd je archief simpel, gemakkelijk en logisch. Onthoud dus dat logica die alleen voor jou logisch is, dat dus niet is voor anderen en zeker op kantoor onbruikbaar is.
Stop met notities te maken op kleine stukjes en hoekjes papier. Maak notities daar waar ze horen.
Sorteer binnenkomende post direct op basis van prioriteit, behandeling of datum.
Neem een NEE-NEE sticker (wist je dat er ook één is tegen verkoop-aan-de-deur, etc.?)
Ongeadresseerd reclamedrukwerk moet gelijk de papierbak in

dit is GEEN FLyLady sectie of vertaling van FlyLady pagina's, ik heb voor het maken van deze pagina's (mede)gebruik gemaakt van het boekje "Organiseer je werkplek" van Odette Pollar (1992/1999), Academic Service, ISBN: 905261 356 7